Ceci est le troisième d’une série de billets/commentaires publiés par Analystik et qui fait l’objet d’une expérience de « parallel blogging » avec Philippe Winthrop du blogue « Enterprise Mobility Matters » sur lequel vous trouverez une réplique à ces mêmes billets et commentaires. (english version below)
Est-ce que Mobilité rime avec Productivité ?
Nous terminions notre deuxième billet avec cette mention : « Indéniablement, la Mobilité permet une extension de la réalité de l’entreprise par-delà ses murs; ce qui peut s’avérer très profitable sur le plan de la productivité si les outils de Mobilité sont bien intégrés… à la réalité de l’entreprise. » Ce qui revient à dire que la vraie question à poser est : avez-vous vraiment besoin et êtes-vous en mesure d’amener des fonctionnalités avancées sur vos mobiles ? Une réflexion s’impose.
En fait, il importe avant toute chose de s’interroger sur la nature de votre réalité d’affaires tant interne qu’externe. Cet exercice de réflexion doit être initié par ceux qui ont exigé / acheté des outils de Mobilité avancées tels les Smartphones car ce sont eux qui, ultimement, devront prendre les mesures nécessaires à l’intégration desdits outils de Mobilité à la réalité de l’entreprise et en assumer les coûts. Il est donc primordial d’identifier les processus critiques à la productivité des travailleurs mobiles et leurs fonctions afférentes afin de pouvoir définir des mesures du gain de productivité escompté grâce à l’utilisation des Smartphones. Nous proposons trois angles d’analyse de la situation.
Votre Business Reality
Définition des fonctions et processus critiques à la productivité des travailleurs mobiles, en entreprise et sur la route ? Quelle est l’intelligence d’Affaires qui est utilisée ou collectée; quelle information est manipulée ? Quels outils sont utilisés dans le cadre de leur travail (sur la route) tels formulaires, unité GPS autonome, lecteur code barre, outils de diagnostic, ordinateur portable, etc. ? Quels sont les processus ou fonctions ou informations critiques à la prise de décision et à la vente ou encore, permettant d’assurer un bon service technique ou la satisfaction de la clientèle ? Les travailleurs mobiles placent-ils un grand nombre d’appels pour une même demande d’information. Toutes les réponses à ces questions permettront d’avoir une vision claire de la situation.
Communication vs Productivité
Est-ce que les fonctionnalités intrinsèques (contacts, messagerie, agenda, téléphones) des Smartphones permettent vraiment à votre entreprise d’étendre sa réalité (les processus et fonctions critiques à la productivité de ses travailleurs mobiles) par-delà ses murs ? Cela est-il nécessaire, souhaitable ou sans impact sur la productivité des travailleurs mobiles ? L’apport de cet outil de mobilité est-il suffisant ? Par exemple, si votre travailleur mobile n’utilise qu’un téléphone et un CRM comme outils de travail, l’apport de productivité d’un Smartphone risque d’être plutôt mince; celui-ci ne servira que d’outil évolué de communication !!!
Optimisation des processus
Le Smartphone, lui-même, offre-t-il une opportunité d’optimisation de la productivité des travailleurs mobiles ? Par exemple, y a-t-il des formulaires papiers que les travailleurs « mobiles » manipulent encore et ce, malgré les différentes technologies disponibles ? Y a-t-il des lectures de données ou des collectes d’information réalisées par d’autres outils ou des portables ? Quel est le nombre d’appels des « travailleurs mobiles » pour répondre à une demande d’information donnée ? Toutes ces fonctions, méthodes et processus peuvent-ils être améliorés par une application mobile existante ou le développement d’une application mobile sur mesure permettant aux travailleurs mobiles d’être plus performants et dont les gains dépasseraient les coûts ?
Mentionnons, à titre d’information, que l’iPhone, qui s’adresse au grand public avant tout et est disponible depuis moins de 7 mois, offre plus de 20 000 applications de différents types telles géo-localisation, multimédia, messagerie, messagerie instantanée, réseaux sociaux, etc.; l’embarras du choix, quoi ! Si le grand public est acheteur de toutes ces fonctionnalités diverses pour se faciliter la vie, vos travailleurs mobiles eux ont-ils les mêmes besoins… ou problèmes ?
Quelle est la réalité de l’entreprise et comment l’intégration d’un Smartphone dans cette réalité peut-elle changer ou améliorer la productivité des travailleurs mobiles ? Tout nouvel outil de travail, quel qu’il soit, aura un impact sur vos employés et vos processus, à vous d’en contrôler l’impact et de l’orienter dans la direction de vos objectifs de productivité.
Rappelons que la notion même d’optimisation relève, soit d’un gain de temps ou d’une diminution des ressources pour une tâche donnée. Maintenant, est-ce qu’un Smartphone peut contribuer à optimiser les processus critiques à la productivité des travailleurs mobiles ? Un vrai leader aura tôt fait de procéder à l’exercice d’analyse de ses processus critiques afin d’en évaluer le potentiel d’optimisation avec les Smartphones. Et il aura tôt fait de mettre en place des mesures afin de s’assurer que l’augmentation de productivité escomptée est bien là !!!
Denis Paul van Chestein – Michel Martel
Mobility and Productivity 3
This is the third opus of a series of posts and comments published by « Enterprise Mobility Matters » which will be the subject of a « parallel blogging » experiment with Analystik, editor of the « Productivité + » blog, onto which you will find a reply to these posts and comments.
Mobility – Productivity! What a rhyme?
We have ended our second post with this mention: « For sure, Mobility tools extend business reality beyond walls; which could be very profitable in terms of productivity if well integrated… into the business reality! » Which leads us to the real question: do you really need to and moreover, can you bring up advanced functions onto your mobile devices? One must think about it.
In fact, before anything else, one must examine the true nature of its business reality, both internally and externally. And, ideally, this analysis exercise must be initiated by those who requested / bought advanced Mobility tools such as Smartphones because they’ll be the ones who, ultimately, will have to take the necessary steps to integrate those new Mobility tools into the business reality and meet the cost. It is of the utmost importance to identify the mobile workers productivity critical processes and their relative functions in order to define those Smartphones expected productivity gain metrics. We suggest three levels of analysis.
The « Business Reality »
Define the functions and processes critical to mobile workers productivity, both behind and beyond walls? What kind of Business Intelligence is used or collected; what information is being manipulated? Which tools are being used within the working environment (on the road) such as paper forms, autonomous GPS unit, code bar scanner, diagnostic tools, portables, etc.? Which processes, functions and information are critical to the decision-making process, to sales, to ensure good technical support or to clientele satisfaction? Do mobile workers place many calls for the same information request? Answers to these questions will help you get a clear picture of your business situation.
Communications vs Productivity
Are Smartphones intrinsic functionalities (contacts, email, agenda, and phone numbers) sufficient to extend your enterprise business reality (processes and functions critical to mobile workers productivity) beyond walls? Is this necessary, desirable or with no impact whatsoever on mobile workers productivity? Is this mobility tool contribution sufficient? For example, if your mobile workers only use a telephone and your CRM in their daily routine, chances are, the productivity gain from a Smartphone will be quite small; it’ll most likely just be used as a « de luxe » communications tool!!!
Process Optimization
Do Smartphones bring about, just on their own, an opportunity to optimize mobile workers productivity? For example, is your « mobile worker » still manipulating paper forms, despite all the new technologies available? Are there data readings or information gathering done with other tools or portables? How many calls must a mobile worker make to get an answer to an information request? Can we enhance these functions, methods and processes with an existing mobile application or by developing a customized mobile application which gains would exceed its cost and, by the same token, would increase productivity?
Worth mentioning though, the iPhone, which is definitely targeted at the grand public and is available since only roughly 6 months, already puts forward more than 20 000 applications of all types such as geo-localization, multimedia, emailing, IM, social networks, etc.; you name it, the choice is yours! Now, if the grand public is buying into all these new functionalities just for the sake of enhancing life; then, what about your mobile workers and enhancing their working life?
What is your business reality and how integrating Smartphones into this reality will enhance mobile workers productivity? That is the question. Any new business tool, whatsoever, will have an impact both on your employees and your processes; it’s up to you to circumscribe this impact and turn it into a positive factor for business objectives.
In conclusion, let’s all recall that the concept of optimization entails either a time gain or a resource reduction for a specific task. Now, can a Smartphone contribute to optimizing those processes critical to mobile workers productivity? A true leader will immediately proceed by analyzing its critical business processes and assessing their optimization potential with Smartphones. And, of course, he will have in no time put into place metrics to ensure the expected productivity gains are delivered!!!
Denis Paul van Chestein – Michel Martel
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